SCANwelcome · Pravni podatki

Politika zasebnosti

Kako SCANwelcome obdeluje osebne podatke uporabnikov, obiskovalcev in oseb, ki uporabljajo digitalne vodiče.

Različica SW-PUBLIC-2026-11-08-V2 · Velja od 8. november 2026

Upravljavec in kontakt

Za delovanje spletnega mesta in upravljanje poslovnih računov je upravljavec INITIO, spletne storitve d.o.o., Brnčičeva ulica 13, SI-1231 Ljubljana – Črnuče, Slovenija. Za vprašanja glede zasebnosti pišite na [email protected].

Vloge pri obdelavi

SCANwelcome je pri poslovnih računih in lastnem spletnem mestu praviloma upravljavec podatkov. Kadar nastanitveni ponudnik v digitalni vodič vnese osebne podatke svojih gostov, lahko SCANwelcome nastopa kot obdelovalec v skladu s pogodbo s ponudnikom. Konkreten obseg je odvisen od uporabe storitve.

Katere podatke obdelujemo

Glede na uporabo storitve lahko obdelujemo ime in poslovni kontakt, podatke o podjetju, uporabniški račun, podatke o nastanitvi in vsebini vodiča, komunikacijo s podporo, varnostne dnevnike ter obračunske podatke. Podatkov plačilnih kartic ne zahtevamo prek običajnih obrazcev SCANwelcome.

Nameni in pravne podlage

Podatke obdelujemo za vzpostavitev in izvajanje poslovnega razmerja (člen 6(1)(b) GDPR), izpolnitev zakonskih obveznosti (6(1)(c)), varnost in preprečevanje zlorab na podlagi zakonitega interesa (6(1)(f)) ter za neobvezno analitiko zgolj na podlagi privolitve (6(1)(a)). Kjer je potrebno, opravimo presojo zakonitega interesa.

Prejemniki in zunanje storitve

Za izvedbo storitve sodelujejo ponudniki gostovanja in infrastrukture, Cloudflare za zaščito omrežja, Postmark za dostavo e-pošte, Stripe za plačila ter Quibi za izdajo računov. Pri uporabi AI se izbrana besedila in navodila posredujejo ponudniku AI, uporabljenemu za konkretno opravilo. Google prejme analitične podatke javnega spletnega mesta le ob vključeni analitiki in vaši privolitvi. Posredujemo podatke, potrebne za posamezno storitev; pravna vloga prejemnika je odvisna od opravila.

Hramba podatkov

Podatke računa in vodiča hranimo za izvajanje pogodbe in upravljanje dostopa. Gradiva in komunikacijo za postavitev hranimo, dokler so potrebni za izvedbo, podporo in obravnavo zahtevkov. Račune in transakcijske evidence hranimo po veljavnih računovodskih in davčnih obveznostih. Varnostne dnevnike omejujemo na potrebo po zaznavi in obravnavi incidentov; varnostne kopije se nadomeščajo v rednem ciklu. Daljša hramba je mogoča zaradi konkretnega spora ali zakonske obveznosti. Za informacije o roku za svoje podatke pišite na [email protected].

Osebna postavitev in AI

Pri osebni postavitvi obdelujemo posredovane podatke, fotografije, logotipe, pravila in navodila za pripravo dogovorjenega vodiča. Če vsebujejo osebne podatke zaposlenih ali drugih oseb, mora naročnik zagotoviti ustrezno pravno podlago za posredovanje in objavo. Gradiva uporabljamo za izvedbo naročila; izbrana besedila lahko obdelamo z AI za pripravo in prevajanje. Ne pošiljajte podatkov gostov, osebnih dokumentov ali prijavnih gesel.

Mednarodni prenosi

Posamezni ponudniki lahko podatke obdelujejo tudi zunaj Evropskega gospodarskega prostora. Za takšne prenose mora obstajati ustrezna podlaga po poglavju V GDPR, na primer veljavna odločitev o ustreznosti ali standardne pogodbene klavzule z dodatnimi ukrepi, kadar so potrebni. Informacije o prejemniku, državi in uporabljeni podlagi za konkretno obdelavo ter dostopu do zaščitnih ukrepov lahko zahtevate na [email protected].

Zagotavljanje podatkov in avtomatizacija

Podatki, potrebni za odprtje računa, obračun in naročeno postavitev, so pogodbeni oziroma zakonski pogoj; brez njih ustreznega dela storitve ne moremo izvesti. Analitika je prostovoljna. AI pomaga pri pripravi besedil in prevodov; sam po sebi ne sprejema odločitev s pravnimi ali podobno pomembnimi učinki za posameznika.

Pravice posameznikov

Pod pogoji GDPR lahko zahtevate dostop, popravek, izbris, omejitev obdelave, prenosljivost ali ugovarjate obdelavi. Privolitev lahko kadarkoli prekličete brez vpliva na zakonitost pretekle obdelave. Obrnete se lahko tudi na Informacijskega pooblaščenca Republike Slovenije.

Varnost in spremembe

Uporabljamo tehnične in organizacijske ukrepe, namenjene varstvu podatkov. Varnost ni mogoče absolutno zagotoviti. Ob materialnih spremembah politiko posodobimo in označimo datum veljavnosti.