SCANwelcome · Juridische informatie

Privacyverklaring

Hoe SCANwelcome persoonsgegevens van gebruikers en bezoekers verwerkt.

Versie SW-PUBLIC-2026-11-08-V2 · Geldig vanaf 8 november 2026

Verwerkingsverantwoordelijke

Voor de website en zakelijke accounts is INITIO, spletne storitve d.o.o., Brnčičeva ulica 13, SI-1231 Ljubljana – Črnuče, Slovenië verantwoordelijk. Contact: [email protected].

Rollen bij verwerking

SCANwelcome is doorgaans verantwoordelijke voor de eigen website en accounts. Voor gastgegevens die accommodaties invoeren kan het als verwerker optreden volgens de overeenkomst met de aanbieder.

Welke gegevens

Afhankelijk van gebruik: namen, zakelijke contact- en bedrijfsgegevens, accountgegevens, gidsinhoud, supportberichten, beveiligingslogs en facturatiegegevens.

Doelen en grondslagen

Uitvoering overeenkomst (art. 6(1)(b) AVG), wettelijke plichten (c), beveiliging en fraudepreventie op basis van gerechtvaardigd belang (f) en optionele statistiek alleen met toestemming (a).

Ontvangers

Dienstverleners omvatten hosting en infrastructuur, Cloudflare voor netwerkbeveiliging, Postmark voor email, Stripe voor betalingen en Quibi voor facturen. Bij AI-gebruik gaan geselecteerde teksten en instructies naar de voor die taak gebruikte AI-aanbieder. Google ontvangt analysegegevens van de openbare website alleen als analyse is ingesteld en u toestemming gaf. Wij delen gegevens die nodig zijn voor de dienst; de juridische rol hangt af van de activiteit.

Bewaartermijnen

Account- en gidsgegevens bewaren wij voor uitvoering van de overeenkomst en toegangsbeheer. Inrichtingsmaterialen en correspondentie blijven bewaard zolang uitvoering, ondersteuning en claims dat vereisen. Facturen en transacties volgen toepasselijke fiscale en boekhoudkundige bewaarplichten. Beveiligingslogboeken beperken we tot incidentdetectie en -afhandeling; back-ups worden in de reguliere cyclus vervangen. Een concreet geschil of wettelijke plicht kan langere bewaring vereisen. Vraag naar de termijn voor uw gegevens via [email protected].

Persoonlijke inrichting en AI

Voor persoonlijke inrichting verwerken wij aangeleverde gegevens, foto’s, logo’s, regels en instructies om de afgesproken gids te maken. Bij persoonsgegevens van medewerkers of anderen moet de klant een passende grondslag hebben voor verstrekking en publicatie. Materialen dienen de uitvoering; geselecteerde teksten kunnen met AI worden voorbereid en vertaald. Stuur geen gastgegevens, identiteitsdocumenten of accountwachtwoorden.

Internationale doorgiften

Sommige aanbieders kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Daarvoor is een passende grondslag volgens hoofdstuk V AVG nodig, zoals een geldig adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen met aanvullende waarborgen waar nodig. Informatie over ontvanger, land, grondslag en toegang tot waarborgen voor een concrete verwerking kunt u aanvragen via [email protected].

Vereiste gegevens en automatisering

Gegevens voor accountopening, facturering en bestelde inrichting zijn contractueel of wettelijk vereist; zonder deze gegevens kunnen we die dienst niet uitvoeren. Analyse is vrijwillig. AI helpt teksten voor te bereiden en te vertalen; zij neemt zelf geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen voor personen.

Uw rechten

Onder de AVG heeft u onder voorwaarden recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Toestemming kan altijd worden ingetrokken. Klachten kunnen bij de Sloveense toezichthouder.

Beveiliging en updates

Wij gebruiken technische en organisatorische maatregelen, maar absolute veiligheid is niet gegarandeerd. Belangrijke wijzigingen krijgen een nieuwe datum.